同窓生向け情報 回生レポート

第16回準備会：会場の音響設備と当日幹事学年スタッフについて

2018年7月4日、今日も毎月お世話になっている築町自治会館で第16回準備会を開きました。築町自治会の皆さんのご協力に感謝いたします。本番まで４ヵ月を切りました。やれる範囲のことは、その都度やってきたのですが少々焦り感も出てきました。

今日の準備会は、6月12日に開かれた代議員会の報告を中心に、各担当から事業の進ちょく報告を受けました。各回生代議員にポスターとチケットを配付しましたが、欠席していた回生の代議員には、担当者へ今日配布を行い、個別に連絡を取り渡すようにしました。全回生にチケットが行き渡るように、どうしても連絡が取れない回生については正副会長会議で報告し、専務理事である大町先生に過去の対応を聞き、それに習うことにしました。また、チケットの販売状況を7月下旬、8月下旬に行うことを確認しました。

次に、当日の幹事学年のスタッフ要請ハガキについて文面内容をチェックし、発送を7月上旬に、返信締め切りを8/17(金)とすることにしました。

各担当からの報告では、会場となるホテルの打ち合わせでメイン会場以外の会場に映像を流すか、予算的な問題もあり、会場の配置も含めて今後継続して協議することにしました。次に、進行担当から総会当日のスケジュール確認がありました。13時開会から逆算すると集合は9時とし、そこから開会までの段取りを改めて示すとともに、司会の進行台本はほぼ出来上がっているとのことでした。来賓者は学校側に再度確認が必要であること、広報は長崎市のふれあい掲示板を使用し、今後も継続して利用するとの報告を受けました。

スポーツ振興基金の返礼品のひとつであるコースターは2枚組みにし、その図柄を決定しました。電車広告は8月には具体的なデザイン案も提示され、2台を対象に1ヵ月前から走らせることに。今後は、本番に向けて各担当のリーダーを増やし、当番幹事の全体化を図ることを確認しました。

収支はチケットの販売枚数にかかっているので、今後本番までポスター・チラシの掲示の数を増やし、告知を頑張っていかなくてはいけません。各回生代議員の方を始めとした同窓生の方、周囲への呼びかけをよろしくお願いいたします。

来月は8月11日(土)に、43回生と44回生がそれぞれ同窓会を開くことになっており、準備会は22日(水)19時からの予定です（場所未定）。

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